Zarząd firmy zainteresowanej wdrażaniem standardów normy ISO 9001 zwykle musi obdarzyć jednego z pracowników rolą pełnomocnika ds. systemu zarządzania. Oczywiście nie zawsze zarząd wyznacza kogoś ze swoich szeregów, niekiedy zatrudnia nową osobę z zewnątrz. Jaki jest zakres obowiązków owego pełnomocnika i jak zdobyć niezbędne kwalifikacje do pełnienia tej funkcji?
Jakie są obowiązki pełnomocnika ds. systemu zarządzania w firmie?
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania w firmie dba o prawidłowe wdrożenie, certyfikację i późniejsze funkcjonowanie systemu. Osoba na tym stanowisku regularnie przedstawiania kierownictwu firmy sprawozdania, które dotyczą działania systemu zarządzania jakością i potrzeb związanych z ciągłym doskonaleniem. W związku ze zmianami normy ISO 9001 w małych przedsiębiorstwach rolę pełnomocnika często pełni zarząd. Natomiast w średnich i dużych firmach zwykle możemy spotkać pełnomocnika ds. systemu zarządzania. Dlaczego? Ponieważ im większa organizacja, tym trudniej zarządowi samodzielnie wszystko kontrolować.
Jak wygląda kwestia zadań pełnomocnika ds. systemu zarządzania w firmie? Otóż każde przedsiębiorstwo może samodzielnie kształtować cele, jakie stawia przed pracownikiem pełniącym tę funkcję. Chcąc określić ogólny zakres obowiązków, można wymienić:
- planowanie i kierowanie opracowania systemu,
- kierowanie funkcjonowaniem systemu,
- doskonalenie systemu,
- zapewnianie zgodności systemu z wymaganiami ISO 9001,
- reprezentowanie przedsiębiorstwa wobec klientów,
- doskonalenie firmy w zakresie jakości i organizacji systemu.
Jak zostać pełnomocnikiem systemów zarządzania?
Tak naprawdę nie trzeba posiadać żadnych szczególnych kompetencji. Mile widziana jest szeroka wiedza z zakresu zarządzania jakością oraz normy ISO 9001. Dobrze jest mieć umiejętności przywódcze. Osoba wyznaczona do odgrywania roli pełnomocnika powinna cieszyć się też w firmie ogólnym szacunkiem i sympatią. Dobry pełnomocnik ds. systemu zarządzania jest otwarty na zmiany, zaangażowany w powierzone obowiązki, ma wysokie umiejętności komunikacyjne oraz mediacyjne. Świetnie, jeśli interesuje się szeroko rozumianymi technikami jakości i metodami analiz ryzyka. Warto zaznaczyć, że wiele przydatnych na tym stanowisku umiejętności nabywa się w tzw. codziennej praktyce.
Więcej ciekawych i przydatnych informacji na temat systemów zarządzania przedsiębiorstwem i normy ISO 9001 znajdziesz na stronie internetowej: https://www.iso-konsulting.pl/oferta/
